Privacy Statement

Inleiding

Het Kennisinstituut Mondzorg (KIMO) is een vereniging met drie leden: de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Tandheelkunde (KNMT), de Associatie Nederlandse Tandartsen (ANT) en de Federatie Tandheelkundige Wetenschappelijke Verenigingen (FTWV).

Het KIMO is gevestigd aan de Papendorpseweg 99 (3528 BJ) te Utrecht en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 64762483.

Het KIMO is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij:

  • via haar leden ontvangt;
  • rechtstreeks van u ontvangt doordat u deze uit eigen beweging aan het KIMO verstrekt, zoals via overeenkomsten, correspondentie, deelname aan een werkgroep/commissie of overige door het KIMO georganiseerde activiteiten;
  • ontvangt van een verenging (anders dan die van onze leden) of ander gremium om u als gemandateerd lid deel te laten nemen aan een werkgroep, commissie of iedere andere vergadering die ten dienste staat van de ontwikkeling van klinische praktijkrichtlijnen (KPR) voor de mondzorg.

De leden van het KIMO, de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen of deelnemers aan werkgroepen/commissies moeten erop kunnen vertrouwen dat het KIMO zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. Het KIMO is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie-, en transparantie.

In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van/over u ontvangen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden

Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn. Het KIMO verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorieën van persoonsgegevens.

  1. NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel achternaam; privéadres; zakelijk adres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land);
  2. Overige persoonskenmerken (geboortedatum);
  3. Specialisme gegevens (medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam organisatie/instelling waar aangeslotene werkzaam is);
  4. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé en werk; email privé en werk);
  5. Administratiegegevens ((uniek)lidmaatschapsnummer; BSN en bankgegevens).

Doeleinden van de gegevensverwerking

Het KIMO verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Het voeren van een administratie ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van Het KIMO;
  2. Om het verlenen van dienstverlening aan u mogelijk te maken en om, waar van toepassing, facturen te kunnen sturen voor die dienstverlening;
  3. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de leden en de (plaatsvervangende) vertegenwoordigers in commissies/werkgroepen/raden/algemene vergadering;
  4. Om informatie omtrent activiteiten van of vanuit Het KIMO toe te sturen die van belang kunnen zijn voor de aangeslotenen, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven;
  5. Voor archiefdoeleinden;

Grondslagen van de gegevensverwerking

Het KIMO waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

  1. De verwerking van uw persoonsgegevens is voor het KIMO noodzakelijk in het kader van het lidmaatschap van de leden. Als lid en aangeslotene heeft ieder lid statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat het KIMO persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die het lid is aangegaan met het KIMO;
  2. Het KIMO verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van het KIMO. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van het KIMO;
  3. Indien Het KIMO persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijk toestemming.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het KIMO gaat discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (direct) marketingdoeleinden. Het KIMO verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden om haar verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen, om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat het KIMO daartoe wettelijk is gehouden.

Als het KIMO verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en Het KIMO daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende het lidmaatschap zolang de leden uit dien hoofde ook aangeslotene zijn van Het KIMO.  De persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw lidmaatschap en aansluiting bij Het KIMO niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of zolang Het KIMO bij wet verplicht is om te doen. Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens nog slechts bewaard voor archief- en statistische doeleinden.

Beveiliging van persoonsgegevens

Het KIMO treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Binnen het KIMO kunnen persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie noodzakelijkerwijs toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht.

Voor bezoekers en gebruikers van onze website

Cookies

Het KIMO maakt op haar website gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de websites worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van onze website kunnen cookies worden geplaatst en kan door Het KIMO toegang tot die cookies worden verkregen. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop staan niet beschadigen.

Wij gebruiken zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies) ,bijvoorbeeld van YouTube of Vimeo, om het mogelijk te maken (embedded) video’s op onze website te tonen. Eigen cookies zijn door of voor ons gemaakt, worden door ons op uw computer, tablet of telefoon geplaatst en alleen wij hebben toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door deze derden gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van derden kunnen tijdelijk of permanent op uw computer, tablet of telefoon worden geplaatst.

Google Analytics

Het KIMO maakt geen gebruik van Google Analytics.

Links naar andere websites

Op de websites kunnen links staan naar andere websites waar Het KIMO geen toezicht op houdt. Het KIMO is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.

Instellingen zelf aanpassen

Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsen van cookies aanpassen. U kunt uw instellingen zo aanpassen dat u tijdens het volgende bezoek aan de website geen cookies ontvangt of dat u een melding krijgt wanneer er nieuwe cookies naar uw computer, tablet of telefoon worden gestuurd. Ook kunt u via uw browser cookies verwijderen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de website van Het KIMO gebruik kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.

Wijzigingen van ons privacybeleid

Het KIMO kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen conform de daarvoor geldende (statutaire) regelingen en procedures. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.

Uw rechten

U heeft het recht Het KIMO te verzoeken om:

  • inzage te geven in uw persoonsgegevens;
  • uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
  • uw persoonsgegevens te beperken; en/of
  • uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.

Als en voor zover Het KIMO uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door Het KIMO bezwaar te maken. Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren.

U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u onjuistheden en/of onvolkomenheden signaleert op websites stellen wij het op erg op prijs als u dit bij ons meldt. U kunt contact met ons opnemen via: info@hetkimo.nl t.a.v. Maarten Jansen

Versie: 13-11-2018